Otomatisasi Kantor

BAB I

  Pengertian Otomatisasi Kantor

§  Pendahuluan

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melaluiperbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telahdirekam dalam pita magnetik secara otomatis.

§  Definisi Otomatisasi Kantor

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Tujuan Otomatisasi Kantor :

§  Penggabungan dan penerapan teknologi.

§  Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

§  Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

§  Otomatisasi Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

§  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan Otomatisasi kantor Masa Kini

§  Pendapatan yang Lebih Tinggi Vs Penghindaran Biaya

Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

§  Pemecahan Masalah Kelompok

Cara Otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

§  Pelengkap Bukan Pengganti

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatosasi Kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1.       Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.

2.       Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.

Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus

Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.       Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.       Pegawai administratif

Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

BAB II

  Aplikasi Otomatisasi Kantor

§   Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

§  Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

§  Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

§  Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

§  Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

§  Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah

2)      Video satu arah dan audio dua arah

3)      Video dan audio dua arah

§  Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

§  Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

§  Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

§  Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

§  Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

BAB III

Kantor Virtual

§  Pengertian Kantor Virtual

Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

§  Dampak Kantor Virtual

Kantor virtual muncul pada tahun 70-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murahmemungkinkan sesorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing  digunakan untukmenjelaskan komunikasi data, selanjutnya ,istila telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer di rumah atau di perahu sama seperti di kantor.

§  Keuntungan Kantor Virtual

1)      Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2)      Pengurangan biaya peralatan

Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagisumber daya.

3)      Jaringan komunikasi formal

Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapatperintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melaluipercakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.

4)      Pengurangan pengentian kerja

Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan  perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

5)      Kontribusi social

Kantor virtual memungkinkan perusahaan memperkerjakan  pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Karena itu kantor virtual memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

§  Kerugian Kantor Virtual

1)      Rasa tidak memiliki

Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2)      Takut kehilangan pekerjaan

Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”

3)      Semangat kerja yg rendah

Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

4)      Ketegangan keluarga

Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.

Strategi Kantor Virtual yang Disarankan.

§  Sediakan sumber daya komputer

Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

§  Sediakan akses ke sumber daya informasi

Apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan menyediakan internet.

§  Sediakan perlengkapan non-komputer

Pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja . seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.

§  Gunakan konferensi telepon

Memungkinkan 2 orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon

§  Jadwalkan pertemuan rutin

Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

§  Lakukan rutinitas kerja

Telecommuter harus berkomitmen bekerja sekian jam sehari.

Sumber : 

http://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/